11 consejos para gestionar equipos remotos a través de las videoconferencias

La capacidad de realizar reuniones sin importar dónde se encuentren los empleados es transformador para una empresa. Aquí te explicamos cómo sacarles el mayor partido a las videoconferencias.

¿Qué sería de la gestión de equipos sin las videoconferencias?

A diferencia de los e-mails o de las aplicaciones de mensajería instantánea, que muchos gerentes utilizan ya sea que sus equipos estén en la oficina o no, las videoconferencias son la herramienta principal de los gerentes remotos para dirigir a sus equipos.

Piénsalo: los gerentes, por definición, conectan a las personas. Ayudan a que los equipos funcionen y luego ayudan a que esos equipos funcionen con otros equipos. Y cuando la interacción cara a cara no es una opción, las videoconferencias son realmente la única herramienta para que el gerente pueda cumplir su propósito. Lo que puede tomar docenas de e-mails o mensajes instantáneos puede hacerse en menos de 30 minutos en una videollamada…Solo si se hace de forma correcta.

Como sucede con cualquier otra herramienta, existen formas de sacarles el mayor partido a las videoconferencias que pueden hacer que toda la experiencia pase de ser una práctica inconsistente a una parte integral del éxito de tu equipo. Durante los últimos meses, donde el teletrabajo fue en aumento, quizás ya hayas descubierto una de estas prácticas por prueba y error.

Enciende la cámara: una videoconferencia sin cámaras es simplemente una llamada telefónica. Durante las reuniones, evita ser un jefe sin cara como en los Ángeles de Charly y activa la cámara. El objetivo es la conexión. Y los elementos no verbales de una conversación son una parte fundamental de la comunicación humana.

Colabora en tiempo real: las mejores herramientas para realizar videoconferencias ofrecen la posibilidad de compartir pantalla. Con TeamViewer, incluso puedes controlar la computadora de otra persona para llevar a cabo una tarea. Estas características a menudo se utilizan menos de lo recomendado, pero son tan efectivas como estar trabajando juntos en persona.

Haz que todos se pongan al corriente: los programas de videoconferencias van desde simples a complejos con una serie de características, algunas de las cuales (como avatares o fondos funky) pueden echar a perder una reunión si no se utilizan de manera adecuada. Como mínimo, todos deben conocer las características básicas, como la función de silenciar, la de compartir pantalla, el chequeo de la entrada o salida de audio y además deben saber cómo se puede optimizar la conexión (por ejemplo, cerrando las VPN, los programas o los buscadores).

Reserva tiempo para las conversaciones informales: sí, las charlas informales durante una reunión pueden distraer y dar lugar a conversaciones en línea, pero, cuando todos trabajan de forma remota con poca interacción social, la posibilidad de hablar de cosas que no tengan que ver con el trabajo no solo se considera como algo valioso, sino que también facilita la productividad. Cinco minutos al principio de la reunión te puede ayudar a ahorrar el tiempo de reunir a los participantes más adelante en la reunión.

Graba la reunión: la mayoría de las herramientas para realizar videoconferencias te permiten grabar las reuniones, ya sea para beneficio de los empleados que no pudieron asistir, para poder utilizarlas como registro del procedimiento o para emplearlas posteriormente como material de capacitación. Esta característica presenta una gran ventaja, pero asegúrate de que todos hayan dado su consentimiento para empezar a grabar.

Durante esta pandemia, todas las personas han experimentado las formas en las que una videoconferencia puede arruinarse. Trabajar para evitar los inconvenientes impulsa a tu equipo a estar entusiasmado por tener la próxima reunión.

Una persona a la vez: cuando las personas se reúnen en el mundo real, hablar uno encima del otro es una forma de vida y, para compensar dicho comportamiento, hemos desarrollado nuestro sentido de la audición. Pero como las videoconferencias son unidireccionales (es decir, solo se puede escuchar a una persona por vez), si las personas hablan en simultáneo, se pierden palabras o frases y no se puede entender nada. Idea un sistema para que solo una persona hable a la vez, incluso si es levantar la mano.

Elimina las distracciones: a lo largo de los últimos meses, los niños, las mascotas y el mantenimiento del jardín de la casa han hecho que muchas conversaciones se descarrilen. Trabaja en modelos de videoconferencias libres de distracciones para tu equipo y pídele que haga lo mismo.

Distribuye la información con anticipación: nada descarrila más una videoconferencia que el hecho de que algunos participantes no estén al tanto de la documentación o la información necesaria. Esto hace que se tenga que compartir los documentos en el medio de una reunión (y esperar a que se termine la descarga). Envía los documentos o las presentaciones a todos los participantes antes de realizar la reunión.

Mantente seguro: algunas herramientas para realizar videoconferencias son más seguras que otras. Asegúrate de bloquear las reuniones con contraseñas e ID de reunión únicas cada vez, en vez de compartir la misma ID estática. Algunas herramientas te permiten crear “salas de espera” que actúan como un filtro contra invitados no deseados. Además, chequea a dónde van los datos de la reunión y cuán seguros están en términos del proveedor.

Tal como muchas personas han descubierto, trabajar de forma remota puede hacer que se sienta que todos los días de la semana parezcan iguales, en especial en los casos donde las personas no logran encontrar un balance entre el trabajo y la vida personal. La estructura es un arma crítica para evitar esa sensación, ya que ciertos eventos regulares sirven como disparadores del subconsciente para el cerebro. Por ejemplo, antes de la pandemia, los traslados al trabajo le indicaban al cerebro que entre en “modo trabajar”, mientras que el traslado a casa generaba lo contrario.

Por eso es tan importante tener un par de reuniones con las que tu equipo pueda contar para su propio sentido de regularidad: reuniones de estado y reuniones de solo dos participantes.

Si tu equipo es del tipo colaborativo, una reunión de estado debe estar más orientado a los equipos, mientras que las reuniones de estado para colaboradores individuales podrían ser de solo dos participantes. Reúnanse cada mañana como equipo para fijar las prioridades del día. Lo importante es la regularidad.

Pero no te olvides de las reuniones de dos participantes, incluso si son para ponerse al corriente durante la semana. Allí, será más probable que te enteres de los obstáculos o cuellos de botella que están enfrentando los miembros del equipo, que podrían no querer compartir en una reunión donde esté todo el equipo presente. En un tiempo donde esos obstáculos pueden estar relacionados con los problemas de salud, es importante mantener la confidencialidad.

Si bien estas estrategias parecieran ser demasiado como para una implementación tan simple como en las videoconferencias, demuestran el poder que puede tener la práctica. Si fallan, las videoconferencias pueden ser disruptivas e incluso pueden afectar a la cultura corporativa. Pero, si son exitosas, la capacidad de realizar reuniones sin importar dónde estén los miembros del equipo es transformador para una empresa.